ユーザープロファイル管理
大半の組織の人事部門は、ディレクトリに正確かつ最新の従業員情報を入力するために莫大な時間を費やしています。ですが、実際のところは、不正確で古くなった情報で作業を行っていることが大半です。この問題に対する単純なソリューションは、ITヘルプデスクの担当者にユーザー情報を手動で更新する手間のかかるタスクを割り当てることです。ですが、これは良いソリューションではありません。
ユーザーに個人情報の自主更新を強制
ADSelfService Plusのディレクトリ自主更新機能は、前述の問題を解決します。この機能は、ユーザーがユーザーポータルにログオンしたときに重要なフィールドの更新を強制することで、Active Directory（AD）内の必要な情報を最新の状態に保ちます。ユーザーは必要なフィールドを更新するまでタブを切り替えることができません。これにより、人事部門は、緊急事態に役立つ正確な最新の情報で作業を行うことができます。
Active Directoryの自主更新機能の特徴
ユーザープロファイルのリアルタイム更新
ユーザーが、ヘルプデスクの介入を受けることなく、Active Directoryの個人情報をリアルタイムで更新することを可能にします。これにより、人事部門は、管理上の目的やその他の目的のために従業員検索機能を使用するときに、即座に情報を利用することができるようになります。
必要な情報の入手
人事部門の指定の形式で従業員に関する情報を抽出します。例えば、一部の企業の人事部門は、ユーザープロファイルに名前、従業員番号、連絡先情報などの情報を必要としています。これらの企業では固定電話番号よりも携帯電話番号が好まれる場合もあります。レイアウトを割り当てるときに人事部門の要件を考慮にいれることで、Active Directoryのエンドユーザーのプロファイルを簡単に標準化することができます。
カスタムレイアウトの構築
ドラッグアンドドロップ方式のGUI要素、必須フィールド、ヒント、事前入力フィールドなどを選択することで、ユーザーの情報入力を効果的に制御することのできる効率のいいレイアウトを構築することができます。さらに、フラットな組織が普及しつつある一方で、大企業や家族経営企業では今でも伝統的な階層構造が維持されています。このような場合、組織内の全ユーザーの情報を入手するために、1つのカスタムレイアウトを使用することはできません。従業員の役職に応じた、様々なレイアウトを設計する必要があります。たとえば、マネージャー用のレイアウトをマネージャーに報告する従業員用に使用することはできません。ディレクトリの自主更新機能は、異なるOUとグループに異なるレイアウトを設定することで、この問題を解決します。
修正ルールの使用
ユーザーが[自分の情報タブで変更した個人情報に基づいて、カスタムレイアウトの特定の属性を自動更新します。ユーザーのエントリが特定の条件を満たした場合、これらの属性に特定の値を設定します。例えば、ユーザーが営業部門に所属していた場合、カスタムレイアウトのマネージャーのフィールドを自動入力することができます。必要な操作は、条件を営業部門所属として、自動入力する値をマネージャーをジョンに更新とするだけです。同様に、要件に基づいてフィールドを自動更新するルールを作成することもできます。
ユーザープロファイルの写真更新
ユーザーがプロファイル情報を更新するときにプロファイル写真を更新できるようにします。これにより、ユーザーが同僚を検索するときに、簡単に識別できるようにします。このオプションにより、Active Directoryで写真が更新されたときに、ユーザーのOutlook Web Accessのプロファイルでも写真が更新されるようになります。写真が大量のメモリを消費することを懸念する場合は、アップロードする写真のサイズと寸法を指定することもできます。
レポートを直接メールボックスに送信
一定期間中に、どのユーザーがADSelfService Plusを使用して自分のプロファイルを更新したかに関する正確な情報を取得するためのレポート生成をスケジュール設定します。これらのレポートを、CSV、PDF、XLS、HTML、CSVDEなどの複数の形式にエクスポートして、メールアドレスに送信することができます。
