組織の役割

目的と手順

サービス要求の承認プロセスで設定可能な役割に組織の役割を構成できます。組織の役割が作成されると、ユーザーに関連付けることができ、サービスカタログの承認者に指定することができます。組織の役割は4つの役割タイプを利用して作成することができます(例: 組織の役割/サイトの役割/エリアの役割/部署の役割)。組織の役割には組織全体に対する役割が含まれます(例: CEO/CFO/COO、など)。サイトの役割にはサイトごとの役割が含まれます(例:サイト管理者/サイトマネージャー、など)。部署の役割には各部署ごとの役割が含まれます(例:部長/部署マネージャー、など)。エリアの役割にはエリアごとの役割が含まれます(例:エリア責任者/エリア長、など)

役割の作成とユーザーの関連付け

4つすべての役割タイプにおいて新規役割追加アイコンをクリックすることで役割を作成できます。

新規役割の追加

組織の役割やエリアの役割など役割タイプの中で、新規役割追加アイコンをクリックします。
例:CEOやCOOなど組織の役割を追加するには、プラスマークのアイコンをクリックします。
役割名と説明を入力します。
保存をクリックします。他3つの役割タイプに関しても同様の方法です。
また、保存/新規追加をクリックすると、役割の保存して新規役割作成画面に進みます。こちらに関しても他3つの役割タイプでも利用できます。

メモ

役割名は必須です。
役割名に指定する文字の長さは48文字までです。説明については250文字までです。

役割にユーザー割り当て

組織の役割にユーザーを関連付ける:

組織の役割にユーザーを関連付ける方法は他の3つの役割タイプと少し異なります。組織の役割は役割によってユーザーが制限されます。組織の役割はサイトやエリア、部署とは違い、ユニークなものである傾向があります。

役割タイプでをクリックします。
ユーザーを選択して、"ユーザーを関連付ける"をクリックします。
ドロップダウンメニューを使用してユーザーを検索することができます。

エリア/サイト/部署の役割にユーザーを関連付ける:

各役割タイプでをクリックします。
例: エリアマネージャーの役割にユーザーを関連付けるには、エリアの役割タイプにある"エリアマネージャー"でをクリックします。
ユーザーに複数のエリアを関連付けるには、"複数エリア対象"を選択します。

ユーザーとエリアを選択します。
"ユーザーを関連付ける"をクリックします。
特定のエリアだけ関連付けたい場合は、"単一エリア対象"を選択します。

個々でエリアにユーザーを関連付ける:
"ユーザーを関連付ける"をクリックします。

メモ

エリア/サイト/部署とユーザーは関連するフィールドから検索できます。
メールアドレスを使用してユーザーを検索するため、部署に関連付くエリア/サイトを検索するために検索テキストで","を使用します。

役割の管理:

作成された役割は編集/削除できます。ユーザーも変更できます。

ユーザーの関連付けを編集するには各役割タイプにあるを使用します。
エリア/サイト/部署の追加/削除に関しても同じ方法です。
同様に役割の削除もを使用します。
役割に関連付いたユーザーを削除/変更するには、関連ユーザーのリストを表示します。

それぞれでユーザーの変更を選択します。

新規ユーザーを選択し、保存をクリックします。

メモ

役割を削除する場合は、関連付いたすべてのユーザーも削除されます。
作成されたすべての役割が各役割タイプに表示されます。一覧表示から役割/ユーザーも編集できます。

XLSインポート機能

Excelシートから役割やユーザーをインポートするには、XLSインポート機能を使用できます。また、フィールドマッピング機能によってフィールドをマッピングすることができます。

XLSファイルのインポートをするには:

各役割タイプで関連ユーザーリストクリックします。
XLSのインポートをクリックします。
ファイルを選択をクリックして、自身の環境から対象のExcelファイルを選択します。同じフォーマットを使用するために、サンプルファイルをダウンロードします。
インポートが終了すると、XLSファイルのカラムが"メールアドレス"、"役割名"のように各フィールド名の横にある選択ボックス内に表示されます。
カラム名と関連するフィールドをマッピングさせます。例: カラム1が役割名1を含む場合、役割名フィールドでカラム1を選択します。
インポートをクリックします。インポートが完了します。
終了をクリックします。

作成した役割を承認者に指定

組織の役割が設定されると、ユーザーを関連付けることができ、サービスカタログの承認者に指定することができます。

承認者を設定するには:

管理タブからサービスカタログに進みます。
サービスカタログを選択し、承認者を設定したいテンプレートの編集アイコンをクリックします。
テンプレートの編集画面が開きます。依頼者に承認者を選択させたい場合は、フォームデザイナータブで"承認者の選択"フィールドをテンプレートに追加します。
ワークフロータブに進み、承認者選択アイコン

をクリックする承認者を設定することができます。
保存をクリックします。